La PEC diventa obbligatoria per tutti, non solo per società e aziende individuali, ma anche per privati cittadini, dal 30 novembre 2023. Ma è proprio così?

Per capire come stanno esattamente i termini della questione dobbiamo avere ben chiaro l’ambito di indagine di questo articolo, che è quello di due strumenti basilari per la comunicazione con la PA, ovvero PEC e domicilio digitale:

  • il domicilio digitale è generalmente una casella PEC che individua il recapito virtuale presso il quale è possibile inviare comunicazioni con pieno valore giuridico al soggetto destinatario. In particolare, con il Decreto Semplificazioni 2020, è stata introdotta la regola che prevede la registrazione del domicilio digitale per professionisti e società;
  • la Posta Elettronica Certificata (PEC)è una casella di posta dove scambiare messaggi con valore legale, equiparabili alle raccomandate con ricevute di ritorno.

Quali sono i registri delle PEC in Italia?

Non tutte le PEC sono uguali, a prescindere dai servizi offerti e dai costi proposti dai singoli gestori accreditati AgID, ci sono differenze anche nella loro classificazione che dipende dalla categoria degli utenti.

Per tale motivo sono stati istituiti alcuni indici nazionali che servono per raccogliere (e rendere pubblici) tutti gli indirizzi di posta elettronica certificata attivi in Italia:

  • INI-PEC (Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti): è istituito presso il Ministero dello Sviluppo Economico e raccoglie gli indirizzi di posta certificata e i domicili digitali obbligatori per i professionisti iscritti in albi e ordini professionali, oppure presenti in indici pubblici gestiti dallo Stato e anche per tutti i soggetti di diritto privato registrati nel registro delle imprese;
  • IPA (Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi): è il registro che contiene il domicilio digitale obbligatorio per gli enti della PA e per i gestori pubblici. L’IPA costituisce anche l’elenco ufficiale per individuare i codici degli uffici di fatturazione elettronica e per emettere gli ordini elettronici di acquisto;
  • INAD: è l’elenco dei domicili digitali delle persone fisiche che hanno compiuto il 18° anno di età, ma anche dei professionisti e degli enti di diritto privato non presenti negli altri elenchi. Si noti bene che la regola prevede per il cittadino privato la possibilità di eleggere il proprio domicilio digitale e non l’obbligo. Per l’iscrizione gratuita sul sito https://domiciliodigitale.gov.it serve un indirizzo PEC e la verifica della propria identità attraverso SPID (Servizio Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta di Identità Elettronica), o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

Nello specifico, a fare data dal 30 novembre 2023 chi ha attivato il domicilio digitale riceverà tutte le comunicazioni attraverso di esso: sarà obbligo della PA verificare, tramite il codice fiscale, se il soggetto ha già un domicilio digitale attivo e utilizzarlo al posto di quello fisico per invio di atti e di documenti.

PEC per aziende individuali e per società: obbligo e funzionamento

Avere una PEC attiva è un obbligo per chi apre un’impresa. In altre parole, società di capitali e società di persone, ditte individuali e liberi professionisti con Partita IVA devono aprire una PEC e comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese.

La PEC, a seconda della categoria, sarà pubblicata in INI-PEC o in INAD. Suddetti elenchi, a registrazione e consultazione gratuite, pubblicamente accessibili, riportano le PEC delle imprese e dei professionisti operativi in Italia. INI PEC è costantemente aggiornato, dal momento che sia il Registro delle Imprese, sia gli ordini professionali e i collegi di categoria sono tenuti a inserirvi in modo tempestivo il domicilio digitale degli iscritti.

Chi contravviene alla regola che impone la comunicazione del domicilio digitale, rischia una sanzione economica, inoltre per le società è possibile la sospensione di iscrizione al Registro delle Imprese, mentre i professionisti si espongono a richiami disciplinari da parte dell’ordine o del collegio di appartenenza. 

PEC InfoCert: la soluzione su misura per società e ditte individuali

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