I pagamenti POS hanno trasformato le abitudini di spesa: l’uso del contante è stato ormai ampiamente superato, e le transazioni elettroniche si sono consolidate come la modalità di pagamento più diffusa e preferita dalla maggior parte dei consumatori ed esercenti.

Per questa ragione, e con l’obiettivo di intensificare la lotta all’evasione fiscale garantendo un controllo incrociato più efficace sui dati, la Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 74 e 77, L. n.207/2024) ha stabilito un nuovo obbligo: a partire dal 1° gennaio 2026, tutti gli operatori dovranno realizzare il collegamento telematico tra il registratore di cassa e gli strumenti di pagamento elettronico (POS).

Questo sistema di interconnessione garantisce che ogni singola transazione elettronica sia immediatamente abbinata al corrispettivo telematico. In questo modo, si ottiene una trasmissione dei dati più completa e trasparente per le autorità fiscali.

Le regole tecniche e le procedure operative, necessarie agli esercenti per mettersi in regola, sono state definite in dettaglio dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025.

Pagamenti tramite POS e sistemi di certificazione: il collegamento è virtuale

Le disposizioni si applicano a tutti gli esercenti e operatori che utilizzano strumenti di certificazione dei corrispettivi ai sensi del D.Lgs. n.127/2015.

  • Sistemi di certificazione coinvolti: l’obbligo di collegamento riguarda sia i Registratori Telematici (RT) sia le soluzioni software approvate dall’Agenzia delle Entrate per la certificazione telematica.
  • Strumenti di pagamento: l’associazione riguarda non solo i POS fisici, ma anche wallet, link di pagamento e POS virtuali.
  • Natura del collegamento: il collegamento tra il RT e il POS non sarà fisico, bensì virtuale. Di conseguenza, non sarà necessario procedere alla sostituzione o all’aggiornamento dell’hardware (RT o POS) esistente.

​Pagamenti POS: obbligatorio il collegamento dei dati

L’adempimento per l’integrazione tra POS e Registratori Telematici si articola nei seguenti passaggi operativi:

  • Chi lo fa

L’esercente (o un suo intermediario, come il commercialista).

  • Dove si fa

Tramite l’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (alla quale si accede con SPID, CIE o CNS), nella sezione “Fatture e Corrispettivi“.

  • Cosa si associa

1. La matricola del RT, già censita in Anagrafe Tributaria.

2. I dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente è titolare.

  • Semplificazioni

La piattaforma esporrà un elenco precompilato degli strumenti POS, grazie ai dati preventivamente comunicati dagli operatori finanziari.

  • Alternativa al RT

Se si usa la procedura web gratuita dell’Agenzia delle Entrate (invece del RT fisico), per l’invio dei corrispettivi, l’associazione tra POS e dati di vendita potrà essere gestita direttamente all’interno di questa stessa procedura web.

  • Tempistiche

Le nuove funzionalità saranno disponibili a partire dai primi giorni di marzo (la data esatta sarà comunicata tramite avviso sul sito dell’Agenzia).

Tempistiche per l’associazione

L’obbligo di associazione tra POS e sistemi di certificazione dei corrispettivi prevede scadenze differenziate:

1. Strumenti già in uso (fase transitoria)

  • Strumenti interessati: quelli già in uso al 1° gennaio 2026 o quelli attivati tra l’1 e il 31 gennaio 2026.
  • Termine: 45 giorni di tempo per completare il collegamento online.
  • Decorrenza: il termine decorre dalla data in cui l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il servizio online (prevista per marzo).

2. Strumenti nuovi o variazioni (a regime)

  • Quando si applica: per la prima associazione di un nuovo POS o per variazioni successive (es. sostituzione).
  • Inizio registrazione: a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data in cui lo strumento di pagamento è diventato effettivamente disponibile.
  • Scadenza (termine ultimo): entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Il regime sanzionatorio: sospensione per violazioni ripetute

L’adempimento è cruciale per la trasparenza fiscale. Il quadro sanzionatorio è il seguente:

1. Mancata registrazione dei pagamenti elettronici:

  • Sanzione di 100 euro per ogni operazione di pagamento elettronico non correttamente memorizzata nel sistema.
  • Tetto massimo di 1.000 euro per ogni trimestre solare.

2. Mancato collegamento tra RT e POS:

  • Sanzione amministrativa da un minimo di 1.000 euro fino a 4.000 euro.

3. Violazioni ripetute (recidiva):

  • È prevista la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
  • La durata della sospensione varia da 15 a 60 giorni.

Criticità e soluzioni per esercenti con esenzioni

La normativa solleva criticità per categorie di esercenti che, per legge, sono esonerate dall’obbligo di dotarsi di un Registratore Telematico per le loro operazioni (ad esempio: tabaccai, edicolanti o gestori di sale giochi per la vendita di beni soggetti ad aggi o monopoli).

In questi casi, può verificarsi un disallineamento dei dati: il pagamento elettronico tramite POS risulta tracciato, ma manca il corrispondente scontrino fiscale elettronico. Tale situazione può generare anomalie apparenti durante i controlli. L’Agenzia delle Entrate, consapevole di questa problematica, invierà delle “lettere di compliance” (avvisi bonari) per segnalare le incongruenze rilevate.

Gli esercenti coinvolti avranno così la possibilità di fornire la documentazione giustificativa tramite l’applicativo Civis, instaurando un dialogo proattivo con l’Amministrazione finanziaria prima dell’avvio di eventuali procedure di accertamento.

FAQ – Pagamenti POS e registratori telematici: nuovi obblighi da gennaio 2026

1. Chi deve collegare il POS al Registratore Telematico?

Tutti gli esercenti che usano strumenti di certificazione dei corrispettivi, sia Registratori Telematici fisici sia software approvati dall’Agenzia delle Entrate, devono associare telematicamente i POS ai corrispettivi.

2. Il collegamento tra RT e POS richiede nuovo hardware?

No, il collegamento è virtuale e non richiede la sostituzione o l’aggiornamento di RT o POS già in uso.

3. Quali strumenti di pagamento sono coinvolti?

Oltre ai POS fisici, rientrano wallet, link di pagamento e POS virtuali, tutti da associare ai corrispettivi telematici.

4. Cosa accade agli esercenti esonerati dall’obbligo di dotarsi di un Registratore Telematico?

Per gli esercenti esonerati, i controlli potrebbero segnalare incongruenze nei dati. L’Agenzia delle Entrate invierà avvisi bonari e sarà possibile fornire la documentazione giustificativa tramite l’applicativo Civis.

5. Quali sono le sanzioni per mancato collegamento o registrazione?

Le sanzioni partono da 100 euro per ogni trasmissione dei dati dei pagamenti non correttamente registrata e possono arrivare fino a 4.000 euro per il mancato collegamento tra POS e RT, con possibile sospensione dell’attività in caso di violazioni ripetute.