Il sistema di tracciabilità dei rifiuti cambierà definitivamente a partire dal 13 febbraio 2026. Con questa scadenza giunge a compimento il piano d’azione del RENTRI, estendendo i nuovi obblighi digitali anche alle piccole imprese.
Non si tratta solo di un adempimento burocratico, ma del passaggio a un modello operativo basato sullo scambio di dati in tempo reale. Il FIR nativo digitale diventa infatti lo standard per i soggetti iscritti, mentre per le categorie escluse restano validi i nuovi modelli cartacei generati dal portale.
Per la quasi totalità delle aziende italiane, questo passaggio segna l’abbandono definitivo delle consuetudini del passato in favore della piena digitalizzazione.
Il cronoprogramma e la scadenza RENTRI: l’ultima tappa del 2026
Il percorso verso la digitalizzazione dei rifiuti sta per giungere al termine. Entro il 13 febbraio 2026, devono regolarizzare la propria posizione al RENTRI – il sistema informatico di tracciabilità dei rifiuti – tutti i produttori iniziali di rifiuti pericolosi che impiegano fino a 10 dipendenti.
Questo appuntamento chiude il calendario di adesioni stabilito dal decreto RENTRI, iniziato oltre un anno fa. Il sistema, infatti, è stato attivato progressivamente per permettere alle aziende di adeguarsi ai nuovi strumenti digitali.
In precedenza, l’obbligo era già scattato per altre due categorie di operatori:
- la prima fase (conclusa a febbraio 2025) ha coinvolto i produttori di rifiuti speciali pericolosi e non con oltre 50 dipendenti, oltre a trasportatori, intermediari e impianti di smaltimento;
- la seconda fase (conclusa ad agosto 2025) ha riguardato le medie imprese, ovvero quelle con un organico compreso tra 11 e 50 lavoratori.
Per i soggetti che devono ancora regolarizzarsi al RENTRI, l’iscrizione deve essere completata via web attraverso il sito ufficiale. Per l’accesso è necessario disporre di un’identità digitale come SPID, CIE o CNS.
Una volta completata l’adesione, l’azienda è tenuta ad abbandonare i vecchi metodi per passare ai registri di carico e scarico digitali. Inoltre, proprio dal 13 febbraio 2026, scatterà il vincolo di utilizzare esclusivamente il FIR digitale per la movimentazione dei rifiuti pericolosi.
Le novità della Legge di Bilancio 2026: chi non deve più iscriversi
La Legge n. 199 del 30 dicembre 2025 ha ridisegnato i confini del RENTRI, esonerando diverse categorie che in precedenza erano considerate obbligate.
Le nuove esclusioni per il RENTRI rifiuti riguardano:
- i Consorzi o sistemi collettivi di gestione di particolari categorie di rifiuti e rifiuti di imballaggi (Consorzi del riciclo);
- gli imprenditori agricoli di cui all’articolo 2135 del Codice civile, con un volume di affari annuo non superiore a 8.000 euro;
- le aziende che raccolgono e trasportano autonomamente i propri rifiuti non pericolosi (iscritte in categoria 2-bis);
- le imprese e gli enti che producono solo rifiuti non pericolosi e hanno fino a 10 dipendenti;
- gli imprenditori agricoli di cui all’articolo 2135 del Codice civile produttori iniziali di rifiuti pericolosi;
- le attività legate ai servizi alla persona come parrucchieri, barbieri, centri estetici e studi di tatuaggi (codici Ateco 96.02.01, 96.02.02, 96.02.03, 96.09.02), anche se producono rifiuti pericolosi, compresi quelli aventi Codice EER 18.01.03 relativi ad aghi, siringhe e oggetti taglienti usati;
- i soggetti che producono rifiuti pericolosi ma non operano come impresa o ente (ad esempio i liberi professionisti), senza limiti sul numero di dipendenti.
Per chi rientra in questi punti, ma ha già completato l’iscrizione, è necessario inoltrare una domanda di cancellazione via web. In mancanza di tale richiesta, l’azienda resterà nel RENTRI come utente volontario.
I produttori iniziali di rifiuti non più obbligati all’iscrizione devono comunque accreditarsi per gestire il nuovo FIR cartaceo, obbligatorio già da un anno per garantire la conformità dei documenti di trasporto.
Chi è obbligato al FIR digitale: le casistiche dal 2026
L’obbligo di adottare il formato digitale (xFIR) non è universale, ma dipende dalla tipologia di rifiuto e dalla dimensione aziendale. Il quadro operativo si divide in tre scenari principali:
- produttori industriali, artigianali e del trattamento acque/fumi:
- aziende con oltre 10 dipendenti: obbligo di FIR digitale sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi;
- aziende fino a 10 dipendenti: obbligo di FIR digitale per i rifiuti pericolosi; scelta libera tra digitale e cartaceo per i rifiuti non pericolosi;
- produttori di rifiuti da attività agricole, costruzioni, commercio, servizi e sanità:
- obbligo di FIR digitale per i rifiuti pericolosi; possibilità di optare tra digitale e cartaceo per i rifiuti non pericolosi;
- soggetti non iscritti al RENTRI:
- obbligo di utilizzo del nuovo modello di FIR cartaceo per tutte le tipologie di rifiuto, con esclusione totale della modalità digitale.
Il formato del documento non è quindi una scelta libera, ma un obbligo preciso che definisce la regolarità di ogni singolo trasporto.
L’addio alla carta: il passaggio al FIR digitale dal 13 febbraio 2026
La vera trasformazione tecnologica riguarda il nuovo file informatico .xFIR, un documento dotato di valore legale per la gestione dei rifiuti RENTRI grazie alla firma digitale.
La creazione e la vidimazione del modulo avvengono tramite la piattaforma del RENTRI o attraverso i software aziendali collegati al sistema nazionale.
Questo standard automatizza le procedure operative:
- sottoscrizione anticipata: produttore e trasportatore devono firmare digitalmente il documento prima che il viaggio abbia inizio;
- sottoscrizione anticipata:
- contenuti obbligatori: il file deve includere tutti i dettagli su chi spedisce, chi trasporta e chi riceve, oltre alle specifiche del rifiuto, ai dati del mezzo, del conducente e agli orari esatti;
- gestione in mobilità: durante il tragitto, il trasportatore può mostrare il formulario direttamente da uno smartphone o tablet tramite l’App RENTRI. Chi preferisce può comunque stampare una “copia di cortesia”, che però funge solo da supporto pratico e non sostituisce l’originale digitale;
- chiusura del ciclo: una volta giunti a destinazione, il destinatario convalida la ricezione con la propria firma digitale. In quel preciso istante, il sistema mette a disposizione di tutti i soggetti coinvolti la versione finale e completa del documento.
Per le aziende iscritte al RENTRI, la comunicazione dei dati relativi ai rifiuti pericolosi diventa automatica. Grazie all’interoperabilità tra i programmi gestionali e la base dati centrale, le informazioni sui rifiuti RENTRI fluiscono in tempo reale, garantendo una trasparenza totale e una sicurezza superiori ai vecchi registri manuali.
La convivenza tra carta e tecnologia: il sistema a doppio binario
Dal 13 febbraio 2026 non sparirà ogni modulo fisico, ma si attiverà una gestione mista. La natura del documento dipenderà dal soggetto che genera il rifiuto:
- soggetti tenuti all’emissione del FIR digitale: per questa categoria ogni passaggio della catena — dal trasporto alla consegna — deve avvenire tramite tracciabilità elettronica. L’intera filiera è dunque vincolata all’abbandono del supporto fisico;
- soggetti non tenuti all’emissione del FIR digitale: in questo caso si continua a utilizzare il supporto fisico. È fondamentale ricordare che i vecchi blocchi non sono più ammessi: bisogna utilizzare i nuovi modelli generati dal portale e vidimati digitalmente.
I trasportatori e i centri di stoccaggio devono quindi mantenere una struttura flessibile, restando pronti a gestire il formato digitale o quello cartaceo a seconda degli obblighi del proprio interlocutore.
Strumenti digitali per il RENTRI: il supporto di Tinexta InfoCert
In questo contesto, soluzioni professionali come quelle offerte da Tinexta Infocert semplificano notevolmente il passaggio al nuovo sistema:
- accesso e identificazione: attraverso lo SPID di Tinexta Infocert, l’ingresso nel portale del RENTRI per l’iscrizione e le pratiche burocratiche avviene in modo rapido e protetto;
- sottoscrizione dei documenti: le diverse tipologie di Firma Digitale Tinexta Infocert permettono di validare i file .xFIR con estrema facilità, garantendo la piena validità legale richiesta dalla norma;
- comunicazioni certificate: la PEC Legalmail si conferma lo strumento ideale per l’invio telematico della documentazione tra i vari attori della filiera;
- archiviazione a norma: per quanto riguarda l’obbligo di conservazione dei documenti digitali, i servizi Safe LTA e LegalDoc assicurano che i file restino leggibili e protetti nel tempo, rispettando i più alti standard di sicurezza e privacy.
Assicurarsi di avere identità digitali attive e strumenti di firma validi è il presupposto essenziale per non subire passivamente la rivoluzione del RENTRI, trasformandola invece in un’occasione di efficienza.
FAQ – RENTRI scadenze 2026: cosa cambia con il FIR digitale
1. Qual è la scadenza per l’iscrizione delle piccole imprese?
Il termine ultimo è il 13 febbraio 2026. Entro questa data, tutti i produttori iniziali di rifiuti pericolosi con un organico fino a 10 dipendenti devono regolarizzare la propria posizione sul portale ufficiale del RENTRI.
2. Chi è obbligato a utilizzare il nuovo FIR digitale?
L’obbligo riguarda tutti i soggetti iscritti al sistema, inclusi trasportatori, impianti e intermediari. Per i produttori, l’uso del file .xFIR è sempre obbligatorio per i rifiuti pericolosi, mentre per i non pericolosi dipende dal numero di dipendenti e dalla categoria. A partire dalle date di decorrenza dell’obbligo, i vecchi modelli cartacei non hanno più valore legale. Ogni trasporto deve essere accompagnato dal FIR digitale o dai nuovi modelli cartacei vidimati digitalmente sul sito del RENTRI.
3. Cosa deve fare chi non è obbligato a iscriversi al RENTRI?
Le aziende escluse dall’obbligo di iscrizione devono comunque adottare i nuovi modelli di FIR cartaceo. Questi documenti vanno generati e vidimati digitalmente tramite il portale RENTRI prima di essere stampati e compilati manualmente.
4. Come funziona la firma dei documenti digitali prima della partenza?
Produttore e trasportatore devono firmare digitalmente il file .xFIR prima dell’inizio del viaggio. Il conducente può mostrare il documento da smartphone o tablet, oppure esibire una copia di cortesia cartacea, che funge però da semplice supporto pratico senza sostituire l’originale digitale.
5. Quali strumenti digitali di Tinexta InfoCert possono aiutare le aziende ad adeguarsi al RENTRI?
SPID, Firma Digitale, PEC Legalmail e i servizi di archiviazione digitale Safe LTA e LegalDoc permettono di gestire iscrizione al portale, firma degli .xFIR, scambio documenti e conservazione a norma, semplificando l’adeguamento al RENTRI.
