In tutte le aziende di medie e grandi dimensioni, i reparti amministrativi si trovano a dover gestire ogni mese un numero consistente di note spese, corredate di giustificativi e evidenze di pagamento, presentate dai dipendenti per richiedere il rimborso delle proprie spese relative all’attività lavorativa. Tanti documenti che vanno controllati, validati e contabilizzati.
Può capitare che si commettano errori e sviste o che si presentino delle incongruenze tra le voci inserite in nota spese dai dipendenti e i giustificativi di spesa pervenuti in amministrazione. La digitalizzazione del processo e la conservazione digitale dei giustificativi di spesa, già applicata da alcuni clienti di InfoCert, permettono di snellire le pratiche e azzerare i casi di contenzioso.
Tipicamente le voci che compongono la nota spese sono diverse, da quelle di viaggio a quelle di vitto e alloggio, e il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa: biglietti, ricevute, scontrini. I dipendenti devono perciò svolgere una serie di piccole operazioni di rendicontazione che richiedono tempo da sottrarre al lavoro e implicano la possibilità di errori a causa della fretta o della distrazione.
In certi casi un dipendente potrebbe anche caricare le spese volutamente in modo improprio o inserire delle spese non sostenute, sostenendo poi che le evidenze delle stesse siano state smarrite in fase di gestione dei documenti. Di fatto, in una gestione analogica del processo errori (voluti o meno) e incompletezza dei dati sono tra i principali problemi. Perciò documenti consegnati a mano, scontrini raccolti in qualche modo e non digitalizzati sono una pratica da abbandonare.
DIGITALIZZAZIONE DELLA NOTA SPESE, DALLA CREAZIONE AL CARICAMENTO
Sulla digitalizzazione delle note spesa esistono anche dei riferimenti normativi. In particolare, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito in più occasioni che i giustificativi di spesa possono essere digitalizzati e nella risposta numero 388/2019 ha inserito utili indicazioni sulla procedura da seguire per la corretta compilazione e conservazione dei documenti.
Esistono svariati software per la gestione delle note spese e la contabilità aziendale che permettono ai dipendenti di loggarsi per creare una nota spese, compilare i campi prestabiliti per ciascuna voce di spesa ed acquisire le immagini dei giustificativi cartacei. Una volta che la nota spese e i giustificativi a corredo sono stati contabilizzati e registrati, è possibile procedere alla conservazione digitale dei file.
È qui che InfoCert è in grado di intervenire apportando un valore aggiunto in termini di aderenza alle normative e garanzia della correttezza del processo, azzerando i possibili casi di contenzioso tra dipendenti e azienda.
CONSERVAZIONE DIGITALE DEI GIUSTIFICATIVI, IL SISTEMA PROPOSTO DA INFOCERT
Attraverso due soluzioni che lavorano in maniera congiunta, LegalBus e LegalDoc, InfoCert ha già permesso ad alcuni clienti di digitalizzare con successo il processo di conservazione digitale dei giustificativi.
Ad esempio, il sistema proposto da InfoCert ad un importante cliente nel campo del Pharma è in grado di accedere a un’area condivisa con il software di generazione delle note spese adottato dal cliente, che carica qui dei file PDF e CSV/XML contenenti rispettivamente:
- le immagini delle note spese e delle evidenze di pagamento caricate dai dipendenti;
- l’insieme dei metadati relativi ai giustificativi di spesa inseriti (nome, cognome, data, importo, ecc.).
I file sono prelevati e processati da LegalBus per associare i dati di ogni giustificativo alla relativa nota spese e alle evidenze di pagamento connesse alla stessa. In seguito, i file sono inviati in conservazione digitale tramite LegalDoc, dopo aver apposto all’insieme dei file da conservare marca temporale e firma digitale del Responsabile della Conservazione. Sempre grazie a LegalDoc il reparto amministrativo avrà a disposizione un’interfaccia con cui ricercare, visualizzare e dare eventualmente evidenza ai dipendenti di tutti file caricati.
BENEFICI
Grazie a questa soluzione, che ha reso più rapidi ed efficienti i controlli di tipo gestionale ed amministrativo sulle note spese dei dipendenti, il cliente in questione è riuscito ad azzerare i propri problemi di auditing interno
Dal momento che tutti i giustificativi caricati sono conservati digitalmente con le relative evidenze, se delle evidenze dovessero risultare non presenti non c’è possibilità che siano state smarrite, vorrà dire invece che queste e i relativi giustificativi non sono mai stati inseriti dal richiedente, su cui ricade la responsabilità del corretto inserimento.
Ulteriore vantaggio della soluzione è che non richiede alcuna integrazione applicativa, il che ne semplifica l’adozione per qualunque azienda.
12 febbraio 2020.
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