Uno degli elementi da conoscere per utilizzare in modo corretto la fattura elettronica è il codice destinatario. Si tratta di una sequenza alfanumerica di 7 caratteri utilizzata nella fatturazione elettronica per:

  • Indicare al Sistema di Interscambio (SdI) il soggetto al quale recapitare i documenti;
  • Identificare il canale telematico scelto dal contribuente per ricevere le fatture elettroniche.

Ciò significa che codice destinatario nella fattura elettronica privati ti permette di inviare la fattura elettronica a una persona specifica (cliente). Ecco, in sintesi, il processo che segue la fattura elettronica dalla creazione all’invio:

  • Compili i campi richiesti, inserendo il codice fiscale o la Partita IVA e il codice destinatario o la PEC;
  • SdI verifica il documento e legge il codice inserito identificando il soggetto al quale inviare la fattura e la modalità di invio;
  • Il cliente riceve la fattura tramite il codice inserito.

Come si ottiene il codice destinatario?

Il codice destinatario è assegnato in modo univoco a ciascuna software house che funge da intermediario abilitato per il servizio. Coloro i quali utilizzano un software per la fatturazione elettronica usufruiscono del codice destinatario identificativo del provider: ciò significa che il codice destinatario non è associato alla Partita IVA dell’operatore economico, bensì al produttore del software utilizzato per la ricezione/invio delle fatture elettroniche.

Da ciò consegue che è molto probabile che tutti gli utilizzatori di uno specifico programma di fatturazione, come InfoCert fattura elettronica, siano in possesso del medesimo codice destinatario (nel caso di Legalinvoice InfoCert il codice destinatario che i clienti devono comunicare ai fornitori per ricevere le fatture è XL13LG4).

Tale condizione, ovvero l’utilizzo di uno stesso codice SdI, non comporta alcuna conseguenza sul piano della privacy e della sicurezza dei dati, dal momento che altri elementi identificativi, come la Partita IVA, sono univoci e l’aspetto di compliance è determinante per svolgere il ruolo di provider abilitato.

Come comunicare il codice destinatario all’Agenzia delle Entrate?

Una volta che si è ottenuto il codice destinatario associato al software utilizzato per la fatturazione elettronica può convenire comunicarlo all’Agenzia delle Entrate – Cassetto Fiscale.

Per farlo è necessario accedere con SPID/CIE/CNS nell’area riservata, cliccare su Fatture e corrispettivi → Fatture elettroniche → Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche → Inserire il codice nel campo Codice destinatario → Conferma.

Attivando tale procedura, l’Agenzia delle Entrate potrà recapitare la fattura emessa nel software anche quando il codice destinatario non è stato specificato da chi ha emesso la fattura, oppure quando è stato inserito in modo errato.

Come si usa il codice destinatario nella fattura elettronica?

La Partita IVA è un campo obbligatorio in fattura. Una volta inserito questo dato, il documento viene recapitato con uno dei seguenti modi:

  • Codice destinatario (stringa alfanumerica di 7 caratteri);
  • Posta Elettronica Certificata (PEC);
  • Codice Destinatario 0000000 (7 zeri).

Il codice destinatario è la modalità più comune nonché quella ottimale, perché una volta salvato nella scheda cliente viene inserito in automatico a ogni creazione di nuova fattura destinata a quel soggetto. A questo punto, SdI legge il codice e recapita la fattura sul programma di fatturazione usato dal tuo cliente.

Se invece il cliente ti fornisce l’indirizzo PEC per il recapito della fattura, dovrai inserirlo nell’apposito campo e potrai lasciare vuoto quello del codice destinatario se non viene comunicato.

PEC o codice destinatario: quale usare?

Cosa succede se il cliente fornisce sia la PEC che il codice destinatario per SdI? Quale dei due è prevalente? La risposta è semplice, per quanto sia molto utile ottenere la PEC del cliente, per comunicazioni formali o solleciti di pagamento, prevale sempre il codice destinatario, perché il campo PEC nella fattura elettronica va popolato soltanto quando il codice destinatario è uguale a 7 zeri.

Cosa significa codice destinatario 0000000 nella fattura elettronica?

Se i tuoi clienti operano in regime forfettario agevolato, oppure sono consumatori finali, o ancora piccoli agricoltori, tutti soggetti senza obbligo di fatturazione elettronica, non ti forniranno il codice destinatario e molto probabilmente neanche la PEC.

Cosa succede quindi ai due campi in oggetto? Risponde alla domanda l’Agenzia delle Entrate (provvedimento n.89757/2018 del 30 aprile) che spiega come dare valore al campo codice destinatario per la fattura a un cliente che ne è sprovvisto:

  • 0000000: fattura intestata a un soggetto che la riceve tramite PEC (indirizzo specificato nel campo PEC destinatario);
  • 0000000: fattura destinata a un soggetto che non ha fornito alcun canale telematico di recapito (PEC o altro);
  • XXXXXXX: fattura intestata a soggetti non residenti, non stabiliti, o non identificati in Italia, e inviata al Sistema di Interscambio per trasmettere le informazioni delle operazioni transfrontaliere.

Nel caso di mancanza di canale telematico di invio ricordati di consegnare al tuo cliente una copia anche cartacea del documento emesso, specificando dove visualizzare la fattura elettronica originale: l’unica valida ai fini fiscali.