Dal 2 marzo 2024 la firma PAdES può essere utilizzata sul portale Acquisti in rete PA nella gestione dei cataloghi MePA. Rimane sempre la possibilità di firmare i documenti con la firma digitale in formato CAdES.

Cosa cambia nella gestione dei cataloghi

Il MePa (Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione) è un mercato telematico, presente all’interno del portale Acquisti in Rete, attraverso il quale la Pubblica Amministrazione effettua acquisti di beni, servizi e lavori di manutenzione, al di sotto della soglia comunitaria.

Gli operatori economici che intendono vendere sul MePA devono essere registrati ed abilitati: in fase di registrazione è richiesto il possesso dello SPID o della CIE necessari anche per l’accesso alla piattaforma.

L’azienda che ha ottenuto l’abilitazione può gestire il proprio catalogo MePA: grazie ad esso l’impresa può presentare i propri prodotti alle Pubbliche Amministrazioni. È chiaro, quindi, l’importanza che il catalogo riveste per ogni azienda abilitata sulla piattaforma.

Una volta compilato il proprio catalogo esso dovrà essere firmato dal legale rappresentate dell’impresa: fino al 2 marzo 2024 i files di pubblicazione potevano essere firmati solamente con il formato CAdES, mentre successivamente a tale data è possibile usare anche la firma digitale PAdES.

CAdES e PAdES: quali le differenze?

I formati più diffusi per la firma digitale sono CAdES e PAdES: entrambi creano un file associato ad un documento, generato dal software di firma in base ad alcune specifiche relative al documento da firmare e al tipo di certificato del firmatario. Quello che cambia, tra i due formati, è il modo in cui il nuovo file viene associato al documento.

Quando apponiamo una firma digitale CAdES, il documento firmato e il file con la firma digitale sono inseriti in una busta che consiste in un file la cui estensione è .p7m. Il documento, una volta firmato, cambia il suo nome e, l’estensione .p7m si aggiunge a quella già esistente: se, ad esempio, il file da firmare si chiama “pippo.docx” una volta firmato con firma CAdES diventa “pippo.docx.p7m.”.

Questo sistema offre il vantaggio di poter firmare documenti di vario formato (.docx, .xlsx, .pdf, ecc..), anche se è preferibile usare sempre il formato .pdf. Tuttavia, usando il formato CAdES, per poter verificare la firma digitale è necessario usare uno specifico software in mancanza del quale il file .p7m non può essere aperto, ad esempio può essere utile l’impiego di Infocert Gosign Desktop.

Come si è detto, dal mese di marzo, nella gestione dei cataloghi MePA è possibile usare anche la firma PAdES che si differenzia dalla precedente in quanto il file contenente la firma digitale è incorporato direttamente nel documento stesso: ciò può essere ottenuto grazie alle caratteristiche del formato .pdf. Di conseguenza la firma in formato PAdES può essere apposta solamente su files .pdf. Questi ultimi non cambiano il loro nome una volta firmati digitalmente e la verifica della firma digitale può essere fatta con un comune software in grado di leggere files Portable Document Format, come ad esempio Adobe Acrobat Reader.

Gestione catalogo MePA

Gli operatori economici possono gestire il proprio catalogo attraverso la specifica sezione presente sul Cruscotto dei Legali Rappresentanti e dei Collaboratori autorizzati.

Dal menù laterale a sinistra, selezionando il pulsante Gestione catalogo, è possibile caricare il proprio catalogo.

Tutte le attività vanno inviate in approvazione. Durante questa fase viene verificata la congruenza degli attributi inseriti per gli articoli con quanto previsto dalla documentazione di riferimento. Tale fase è prevista sia per i nuovi inserimenti, che per le modifiche e le cancellazioni di articoli. Gli articoli approvati devono poi essere inviati in pubblicazione.

Gli effetti delle nuove modifiche introdotte per gli operatori economici

La possibilità di firmare i cataloghi MePA anche con il formato PAdES si riflette sul caricamento di questi documenti.

Infatti, a partire dal 2 marzo 2024, se si cerca di caricare dei documenti di catalogo generati prima di tale data, viene visualizzato il messaggio di errore “Il documento non corrisponde a quello generato“.

Tutti i documenti in attesa di firma vengono considerati in errore. Gli articoli caricati in precedenza tornano ad essere nello stato approvato in modo da permettere di generare nuovamente il file per la firma digitale.

Riassumendo, attualmente è possibile impiegare sia la firma digitale CAdES che PAdES nei documenti generati automaticamente dal sistema:

  • nell’abilitazione degli operatori economici al MePA;
  • per l’abilitazione, la delega e il subentro degli utenti delle stazioni appaltanti;
  • per l‘invio del flusso di fatturato.

Anche i documenti generati automaticamente dal sistema nelle procedure negoziali (trattative dirette, confronti tra preventivi, richieste di offerte, appalti specifici, gare ASP e gare) possono essere firmati in formato CAdES o in formato PAdES. Tuttavia, qualora si impieghi il formato PAdES, il sistema visualizza un messaggio di errore, ma consente comunque di continuare con l’invio.

MePA: indispensabile il possesso della firma digitale

L’uso dello SPID per l’accesso e per la registrazione alla piattaforma MePA, l’impiego della firma digitale per la gestione del catalogo e per completare le transazioni, e quello della PEC, necessaria anch’essa per perfezionare le vendite all’interno del

Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, rappresentano un passo fondamentale verso la digitalizzazione dei processi di acquisto pubblico.

Le aziende che intendono lavorare con la Pubblica Amministrazione (ricevere ordini, rispondere ad inviti di presentazione offerte, partecipare a negoziazioni aperte) devono presentare una documentazione che deve essere accompagnata sempre dalla firma digitale che attribuisce validità legale ai documenti informatici e assicura il non ripudio da parte del sottoscrittore.

Non disporre della firma digitale, per un’azienda, significa precludersi la possibilità di vendere beni e servizi alla Pubblica Amministrazione e quindi rinunciare ad un’importante fetta di mercato.

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