Our Digital Trust. Your Business Value. | Our Group: Logo InfoCert Logo Camerfirma Logo Sixtema
DF Magazine: Digital Future Magazine Local editions: italian flag spanish flag
  • sabato, Dicembre 3, 2022

Cos’è la conservazione digitale e come funziona

La conservazione digitale obbligatoria è un obbligo di legge che però facilita la gestione documentale

Quando si parla di fatturazione elettronica si parla anche di conservazione digitale obbligatoria, o conservazione sostitutiva, delle stesse. Infatti, qualsiasi soggetto (azienda, professionista o ente pubblico) che emetta fatture elettroniche deve poi archiviarle seguendo un apposito schema di conservazione. Cerchiamo di capire meglio cosa sia la conservazione digitale, quali sono le norme che la regolano e come va effettuata.

Cos’è la conservazione digitale obbligatoria

La conservazione digitale è l’insieme delle procedure e degli strumenti informatici attraverso i quali un documento viene acquisito, registrato, memorizzato e conservato nel tempo in formato elettronico. Nei casi previsti dalla norma, questo processo permette di distruggere gli originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. 

Poiché i documenti digitali sostituiscono quelli cartacei, la loro valenza legale di forma, contenuto e tempo va garantita con l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale. La prima è la versione digitale della firma autografa sui documenti cartacei e ha lo stesso valore; la seconda è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario e certifica che un’attività/evento sia effettivamente accaduto. Insieme, questi due strumenti garantiscono autenticità, integrità, affidabilità, sicurezza, leggibilità e reperibilità dei documenti.

La conservazione digitale può essere confusa con la semplice archiviazione documentale. In realtà, i due termini indicano fenomeni diversi. Infatti, l’archiviazione documentale consiste nella memorizzazione di un documento, nativo digitale o digitalizzato successivamente, su un idoneo supporto. Invece, la conservazione digitale prevede la digitalizzazione di un documento, l’archiviazione e solo poi l’eliminazione della copia cartacea

La conservazione digitale è un processo regolamentato in parte dalle Linee guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici redatte dall’AgID, l’Agenzia per l’Italia digitale, in parte dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Tuttavia, per quanto riguarda la conservazione elettronica delle fatture elettroniche, vi è anche il DM del 17 giugno 2014.

Documenti soggetti alla conservazione digitale

I documenti che possono essere conservati in modalità digitale sono:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
  • fattura elettronica PA attiva
  • fattura elettronica PA passiva
  • notifica fattura elettronica PA attiva
  • notifica fattura elettronica PA passiva
  • contratto
  • deliberazione di giunta e di consiglio
  • determinazione dirigenziale
  • registro giornaliero di protocollo
  • fascicolo elettorale elettronico
  • documento protocollato

Formati digitali ammessi

Per una conservazione a norma, i documenti devono essere in formato digitale. I formati ammessi sono:

  • PDF – PDF/A
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format
  • XML
  • TXT
  • Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Termini e tempi di conservazione

L’Agenzia delle Entrate ha stabilito che la conservazione digitale dei documenti deve avvenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali. Il riferimento è l’anno di produzione e trasmissione dei singoli documenti.
Ciò, ovviamente, vale anche per le fatture elettroniche, le quali, secondo il il principio generale di conservazione delle scritture contabili espresso nell’art 2220 del Codice Civile, devono essere obbligatoriamente conservate per almeno 10 anni dalla data della loro registrazione.

Modalità di conservazione delle fatture elettroniche

Per essere conservata, ogni fattura elettronica dovrà contenere tutti i dati che permettono la ricerca e la consultazione (data, partita IVA, prodotti, ecc.) ed essere in formato XML.

Successivamente, verrà inserita all’interno di un pacchetto di versamento, ovvero un file che contiene tutti le fatture da conservare. Questo pacchetto dovrà essere controllato dal Responsabile della Conservazione, cioè il soggetto che verifica che tutti i requisiti richiesti per la conservazione siano rispettati. Una volta archiviati, i diversi pacchetti di versamento costituiscono un unico pacchetto di archiviazione. È durante l’archiviazione che il Responsabile della Conservazione appone la firma digitale e la marca temporale.

Vantaggi della conservazione digitale obbligatoria

Oltre a essere un obbligo di legge, la conservazione digitale comporta alcuni vantaggi:

  • rende più facili, organizzati e sotto controllo la gestione documentale e il reperimento di documenti e informazioni;
  • riduce il tempo dedicato alla gestione documentale, liberando il personale per attività più importanti;
  • riduce gli spazi di archiviazione fisica e i costi relativi;
  • facilita le visite ispettive da parte di organi competenti.

LegalDoc e LegalInvoice di InfoCert

InfoCert dal 2014 è tra i primi conservatori accreditati AgID e offre ad aziende e professionisti ben 3 soluzioni di fatturazione elettronica che includono la firma digitale e la conservazione automatica per 10 anni di tutte le fatture e i documenti.

Inoltre, InfoCert è il partner ideale per la Pubblica Amministrazione, grazie al servizio di conservazione digitale a norma utilizzabile con tutti i sistemi gestionali e ERP.

Scopri LegalInvoice e LegalDoc.



InfoCert

Leading company in the field of Qualified Trusted Solutions, helping organizations digitize every business process with simple, efficient and state-of-play management solutions.

Dicci cosa ne pensi