Il KYC, acronimo di Know Your Customer, è una procedura obbligatoria che ha assunto un ruolo centrale nei rapporti tra aziende, istituti finanziari e clienti.

Si tratta di un insieme di operazioni mirate a verificare l’identità di una persona fisica o giuridica, valutarne l’affidabilità economica e accertare l’eventuale esposizione a rischi di riciclaggio di denaro o finanziamento al terrorismo.

La procedura KYC è richiesta da specifiche direttive antiriciclaggio dell’Unione Europea, in particolare dalla IV Direttiva AML (Anti Money Laundering), recepita in Italia tramite il D.Lgs. n. 231/2007.

La sua importanza è cresciuta negli anni, trasformandosi da semplice adempimento normativo a leva strategica per la gestione dei clienti e la tutela del sistema economico.

KYC significato: oltre la definizione, una responsabilità concreta

Il KYC non è solo un obbligo normativo, ma rappresenta il primo passo verso la trasparenza e la fiducia nei rapporti economici. Nella pratica, consiste nella raccolta e nella verifica di documenti identificativi (come carta d’identità o passaporto), ma anche nella valutazione della situazione patrimoniale del cliente e delle sue attività economiche.

La cosiddetta adeguata verifica include anche il monitoraggio periodico delle informazioni fornite e l’aggiornamento dei dati in caso di variazioni significative. Questo vale in particolare nei settori soggetti a rischi elevati, come quello bancario e finanziario.

L’obiettivo è duplice: prevenire crimini finanziari e rafforzare la credibilità degli operatori economici.

KYC AML: il legame tra Know Your Customer e le normative antiriciclaggio

Il legame tra KYC e AML è stretto e inscindibile. Le norme antiriciclaggio stabiliscono che l’adeguata verifica della clientela debba essere effettuata in precise circostanze:

  • instaurazione di un nuovo rapporto continuativo o esecuzione di un’operazione occasionale di valore significativo;
  • sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
  • dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini identificativi del cliente.

Per questo motivo, le procedure KYC AML devono essere adottate da un’ampia gamma di soggetti: banche, intermediari finanziari, professionisti (come commercialisti e avvocati), notai, revisori legali, agenti immobiliari, operatori del gioco e prestatori di servizi in valuta virtuale.

Il mancato rispetto degli obblighi può comportare pesanti sanzioni.

Know Your Customer: strumenti e soluzioni per l’impresa moderna

Oggi le aziende hanno a disposizione strumenti tecnologici avanzati per gestire le procedure KYC in modo più efficiente e conforme. Tra questi spicca il digital onboarding, che consente di effettuare la verifica dell’identità del cliente interamente da remoto, utilizzando strumenti come SPID, CIE e firme elettroniche qualificate.

Queste soluzioni digitali permettono di:

  • accelerare il processo di raccolta e verifica delle informazioni;
  • ridurre i costi di gestione interna;
  • migliorare l’esperienza del cliente, che non è più obbligato a recarsi fisicamente presso la sede dell’azienda;
  • aumentare il livello di sicurezza e affidabilità dei dati raccolti.

In alternativa alla gestione interna, molte aziende scelgono di affidare il processo a partner specializzati in compliance normativa. Questa opzione consente di risparmiare risorse e al contempo garantire un elevato livello di sicurezza.

Procedura KYC: come implementarla nel contesto aziendale

Implementare una procedura KYC richiede l’integrazione con i flussi aziendali già esistenti. È fondamentale che il processo di verifica dell’identità venga avviato sin dalla fase di onboarding del cliente e prosegua con controlli periodici.

Un’implementazione efficace deve prevedere:

  • la definizione di un questionario antiriciclaggio personalizzato, in base al tipo di cliente e al livello di rischio;
  • l’integrazione di sistemi automatizzati per la raccolta, il confronto e l’analisi dei dati;
  • un sistema di alert per segnalare anomalie o comportamenti sospetti;
  • la conservazione sicura e conforme dei documenti raccolti, secondo i criteri stabiliti dalla normativa.

Ogni fase della procedura deve essere tracciabile e dimostrabile, in modo da poter rispondere tempestivamente a eventuali richieste dell’autorità di vigilanza.

Adeguata verifica: benefici per l’azienda e per il cliente

Implementare correttamente la procedura KYC comporta numerosi vantaggi.

Per le aziende, significa ridurre il rischio di coinvolgimento in attività illecite, prevenire sanzioni e garantire maggiore solidità e reputazione sul mercato. Al tempo stesso, permette di ottimizzare i flussi interni, riducendo le attività manuali e migliorando l’efficienza del back office.

Per i clienti, invece, il vantaggio principale è la sicurezza. Sapere che un’azienda effettua controlli rigorosi e si attiene a protocolli chiari, aumenta la fiducia nel rapporto commerciale, favorisce una comunicazione più trasparente e rafforza il legame nel tempo.

TOP di Tinexta Infocert: sicurezza e conformità nel processo KYC​

Per gestire in modo semplice e sicuro l’intero processo di adeguata verifica della clientela, Tinexta Infocert ha sviluppato TOP – Trusted Onboarding Platform, una piattaforma end-to-end che permette di digitalizzare tutte le fasi del KYC.

Con TOP, le aziende possono:

  • raccogliere informazioni e documenti da remoto in modo sicuro;
  • sottoporre il questionario digitale al cliente;
  • far firmare la dichiarazione di adeguata verifica tramite firma digitale;
  • generare un rating di rischio e ottenere uno score per ogni cliente;
  • intraprendere azioni di remediation in caso di anomalie, evitando sanzioni e danni d’immagine.

Grazie alla sua flessibilità, TOP si adatta perfettamente ai processi aziendali già esistenti, riduce il carico sul back office e garantisce la piena conformità alla normativa AML.

Inoltre, i servizi trust di Tinexta Infocert (firma digitale, sigillo, marca temporale, conservazione a norma) assicurano la validità legale delle operazioni e l’opponibilità verso terzi.

In sintesi, TOP rappresenta una soluzione completa, legale e scalabile per tutte le aziende che vogliono gestire in modo moderno, sicuro e conforme le proprie procedure KYC.