Dalla posta elettronica al Cloud Storage, il miglior modo per condividere e gestire i propri file oggi.
Con la sua nascita negli anni ’60 e la sua ampia e rapida diffusione a partire dagli anni ’90, Internet ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare e scambiare informazioni. In pochi decenni molto è cambiato ma non quella che era ed è ancora la principale funzione della rete: la condivisione di informazioni, file e contenuti multimediali. A questo scopo disponiamo oggi di alcuni strumenti particolarmente utili in ambito professionale: i sistemi di Cloud Storage. Vediamone le ultime novità, dopo aver fatto un rapido confronto con il passato.
INTERNET E WORLD WIDE WEB
Se oggi siamo in grado di inviare documenti, immagini, video in formato elettronico a chiunque in quasi tutto il mondo e negli stessi tempi in cui consegniamo un foglio al nostro vicino di scrivania, lo dobbiamo a una fondamentale invenzione: la rete Internet. Progenitore di Internet fu ARPANET, la prima rete di computer della storia, che nel 1969 mise in collegamento tra loro 4 università americane. La rete come la conosciamo oggi deriva dalla progressiva espansione di ARPANET nel resto del mondo.
Ma il successo di Internet è dipeso molto da una seconda invenzione, quella del World Wide Web: quello sterminato insieme di pagine, collegate tra loro da link, che siamo oggi abituati a navigare con estrema naturalezza. Il Web nasce nel 1991 grazie a Tim Berners Lee e comincia a crescere in modo significativo a partire dalla metà degli anni ’90, riempiendosi di portali siti e pagine ricche di contenuti disponibili a miliardi di persone in tutto il mondo.
I LIMITI DELLA POSTA ELETTRONICA
Certo attraverso pagine e siti web è possibile condividere informazioni e contenuti multimediali con quasi chiunque nel mondo, ma non è meno importante la possibilità di inviare e condividere file, messaggi e documenti privatamente e con utenti specifici, soprattutto in ambito lavorativo. Attualmente, lo strumento più utilizzato a questo scopo è la posta elettronica, ma è anche lo strumento migliore? Per quanto si sia notevolmente evoluta dalla sua nascita nel 1971, la posta elettronica resta ancora uno strumento limitato per la gestione e condivisione di file e documenti.
Il limite più evidente è dato dall’impossibilità di inviare file di grandi dimensioni in allegato ai messaggi, ma ne emergono altri dal confronto con soluzioni diverse. Immaginiamo di inviare un documento a un superiore perché sia approvato e che questo apporti delle modifiche al file. Per sottoporcele dovrà salvare una copia del file modificato e reinviarcelo, allegandolo a una nuova mail. La stessa operazione sarà da ripetere per ogni nuova versione del file, così che vedremo aumentare rapidamente: le versioni dello stesso file, i messaggi inviati e ricevuti e le possibilità di errore.
Per risolvere questi ed altri inconvenienti il nostro consiglio è di affidarsi ad un sistema di Cloud Storage.
IL FUTURO: LA CONDIVISIONE SUL CLOUD
Un servizio di Cloud Storage mette a nostra disposizione uno spazio di archiviazione sul web (concretamente sui server del gestore del servizio) accessibile in qualsiasi momento, in qualunque luogo e da qualunque nostro dispositivo. A parte lo spazio totale di archiviazione, non c’è limite alle dimensioni dei file che potremo caricare e condividere con chiunque, senza dover utilizzare uno strumento diverso e senza creare copie inutili. Il sistema ci permetterà di generare un link attraverso cui i contatti a cui lo invieremo potranno scaricare i file che abbiamo scelto di condividere per un arco di tempo da noi deciso.
Una recentissima novità riguarda la possibilità di utilizzare i servizi di Cloud Storage per richiedere ad amici o colleghi di condividere con noi uno o più file. Sostanzialmente potremo inviare un messaggio di richiesta accompagnato da un link, attraverso cui il destinatario del messaggio potrà caricare il file che ci serve. Questo arriverà direttamente sulla nostra piattaforma cloud su cui potremo consultarlo o modificarlo con i vantaggi già descritti. Il destinatario potrà caricare anche file di grandi dimensioni senza fatica (dettaglio non trascurabile se si trattasse di un cliente) ed eviteremo ulteriori complicati scambi di e-mail.
Un esempio di Cloud Storage che, oltre ai più elevati standard di sicurezza e regole chiare di governance sui dati aziendali, mette a nostra disposizione tale nuova funzionalità è SecureDrive. Il nuovo modulo, già disponibile, è SecureInbox. Per maggiori informazioni a riguardo il link da seguire è https://securedrive.infocert.it/
23 dicembre 2015
