La Posta Elettronica Certificata (PEC) viene sempre più spesso utilizzata al posto della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno, avendo il suo stesso valore legale, ed essendo molto più comoda ed economica.

Il suo impiego, inoltre, è aumentato in maniera rilevante dal momento in cui è divenuta obbligatoria per tutte le imprese e i liberi professionisti iscritti ad un Albo Professionale.

Tuttavia, affinché la PEC abbia pieno valore legale è necessario che sia il mittente che il destinatario siano muniti di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata: in caso contrario, cioè quando si invia una PEC ad indirizzo mail ordinario, non esiste nessuna conferma che il messaggio sia stato effettivamente consegnato alla casella del destinatario. Inoltre, è necessario conoscere una PEC valida del destinatario in quanto, se si invia il messaggio ad un indirizzo PEC inattivo, non potrà considerarsi prodotto l’effetto di legge voluto.

Pertanto, la verifica PEC è fondamentale prima dell’invio di una comunicazione ufficiale o di un messaggio particolarmente importante.

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Verifica indirizzo PEC: come fare?

Cerchiamo di capire come fare la verifica dell’indirizzo PEC, in modo da poter conoscere il corretto indirizzo di Posta Elettronica Certificata del destinatario, e vediamo come effettuare la verifica PEC attiva, perché magari un’impresa ci ha fornito la sua PEC tanto tempo fa e non siamo sicuri che tale indirizzo sia ancora esistente e funzionante.

A tal fine si rivelano utili i registri pubblici, ovvero degli elenchi pubblici che raccolgono tutte le PEC di determinate categorie di soggetti: vediamo quali sono questi registri e come possono esserci utili.

Verifica PEC Registro Imprese 

A partire dal 2020 la PEC è divenuta obbligatoria per tutte le imprese, qualunque sia la loro veste giuridica, e per tutti i professionisti iscritti ad un Albo.

In particolare, le imprese già esistenti a quella data, hanno dovuto comunicare telematicamente al Registro Imprese il proprio domicilio digitale, mentre per le aziende di nuova costituzione non vi è la possibilità di iscrizione al Registro se prive di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

La PEC comunicata alla Camera di Commercio deve essere attiva, cioè non deve essere scaduta, né deve essere stata revocata. In caso contrario l’impresa è obbligata a comunicare al Registro Imprese un nuovo indirizzo PEC valido ed attivo. Inoltre, il Registro Imprese ha l’obbligo di verificare, in maniera automatizzata e almeno ogni due mesi, che le caselle PEC dei soggetti iscritti sono attive.

Di conseguenza tale registro costituisce una delle possibili fonti dalle quali reperire il domicilio digitale delle imprese.

Verifica indirizzi PEC professionisti

Anche tutti i professionisti iscritti ad un Albo professionale (dottori commercialisti, notai, medici, avvocati, tanto per citarne alcuni) hanno l’obbligo di avere una PEC e di comunicarla al proprio ordine di appartenenza.

Quindi, se stiamo cercando la PEC di un professionista, la consultazione dei dati presenti sul sito web dell’ordine potrà essere utile. In questo caso, però, è bene controllare sempre l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata con quello presente nell’INI-PEC (di cui parleremo tra breve), al fine di evitare possibili problemi.

INI PEC verifica PEC

Il registro INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata) è un registro pubblico, istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico, consultabile gratuitamente da tutti, nel quale sono raccolti gli indirizzi PEC di tutte le imprese e i professionisti presenti sul territorio italiano. 

L’indice viene puntualmente aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza e costituisce il principale strumento per la verifica PEC di aziende individuali, società e lavoratori autonomi. Esso, infatti, è stato pensato proprio per chiunque ha la necessità di ottenere l’indirizzo PEC di quegli operatori economici che per legge devono disporre di un domicilio digitale.

La consultazione del registro avviene senza bisogno di autenticazione o di programmi aggiuntivi: se l’azienda o il professionista cercato è presente nell’indice,  INIPEC fornisce all’utente l’indirizzo richiesto.

Verifica PEC Pubblica Amministrazione

Se quello che stiamo cercando è l’indirizzo PEC di una Pubblica Amministrazione, dobbiamo consultare il registro IPA, una banca dati di libera consultazione dove è possibile trovare tutti i riferimenti per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni e i Gestori di Pubblici Servizi.

Per coloro che hanno rapporti contrattuali con le Pubbliche Amministrazioni in IPA è possibile trovare anche i riferimenti necessari per la fatturazione elettronica e per gli ordini elettronici. Anche questo registro è costantemente aggiornato.

Verifica PEC privati: registro INAD PEC

Le cose si complicano un poco se quella che stiamo cercando è la PEC di un privato: costoro, infatti, non hanno l’obbligo di avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

A tal fine è utile consultare il registro INAD (Indice nazionale dei domicili digitali). L’INAD raccoglie le PEC:

  • delle persone fisiche;
  • dei professionisti che non sono tenuti all’iscrizione in albi, ordini e collegi;
  • degli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione all’INI-PEC.

Chiunque può, in completa autonomia, inserire il proprio domicilio digitale sul sito INAD o cancellarla definitivamente,

Per iscrivere il proprio domicilio digitale nel registro INAD PEC occorre collegarsi al sito https://domiciliodigitale.gov.it, accedere mediante SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CIE (Carta di Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi) ed inserire la propria PEC seguendo le indicazioni riportate.

Nonostante la Posta Elettronica Certificata non sia obbligatoria per i privati, si rivela essere sempre più uno strumento semplice da usare, che permette di snellire la burocrazia e offre una prova certa dell’avvenuta comunicazione tra le parti.

Chi non dispone di una PEC e intende attivarla può rivolgersi ad uno dei provider di servizi digitali autorizzati da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) come Infocert: Legalmail InfoCert offre soluzioni adatte a tutte le esigenze.

Una volta inserita la propria PEC nel registro INAD PEC si riceveranno tutte le comunicazioni della Pubblica Amministrazione con valore legale direttamente nella casella di Posta Elettronica Certificata indicata.