La definizione di standard tecnici e giuridici uniformi per le comunicazioni certificate è uno degli esiti più concreti del processo di armonizzazione digitale avviato dall’Unione Europea negli ultimi anni.
Con la PEC europea, imprese e professionisti italiani si trovano per la prima volta a operare con uno strumento di recapito qualificato valido ed efficace in ogni Stato membro.
PEC europea: il percorso verso il riconoscimento legale in tutta l’UE
La Posta Elettronica Certificata nasce in Italia con il D.P.R. n. 68 del 2005, che ne ha definito le regole tecniche e il valore giuridico, equiparandola alla raccomandata con ricevuta di ritorno.
Da allora è diventata lo strumento obbligatorio per le comunicazioni ufficiali di professionisti iscritti ad albi, imprese e pubbliche amministrazioni.
Il limite strutturale di questo sistema è rimasto invariato nel tempo: la PEC funziona esclusivamente all’interno del perimetro italiano. Una comunicazione certificata inviata a una controparte tedesca, francese o spagnola tramite PEC non ha alcun valore legale riconosciuto dall’ordinamento di quel Paese. Il destinatario la riceve come una normale email priva di qualsiasi certificazione.
Questo vincolo è incompatibile con la realtà operativa di imprese e studi professionali che intrattengono rapporti contrattuali, procedurali e amministrativi transfrontalieri con frequenza crescente.
La Posta Elettronica Certificata europea nasce per risolvere questo problema alla radice: costruire un sistema di recapito certificato con gli stessi standard e la stessa efficacia legale in tutti gli Stati membri, garantendo riconoscimento automatico reciproco.
Il quadro normativo: eIDAS, REM e gli standard ETSI
Il fondamento giuridico della transizione è il Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS), che ha introdotto la categoria del Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ) come standard comune per i servizi fiduciari digitali nell’Unione.
La PEC italiana rientra nella categoria del semplice SERC – Servizio Elettronico di Recapito Certificato – poiché priva di alcuni requisiti qualificanti richiesti dal regolamento. La PEC europea, in quanto SERCQ, gode del riconoscimento reciproco negli Stati membri.
Il percorso si è consolidato con il Regolamento UE 2024/1183 (eIDAS 2.0), in vigore dal luglio 2024, che ha rafforzato i requisiti per i servizi fiduciari e accelerato la convergenza dei sistemi nazionali.
Il modello tecnico di riferimento è la REM — Registered Electronic Mail, sviluppata dall’ETSI secondo le specifiche della serie EN 319 532, che definisce i requisiti operativi, di sicurezza e di interoperabilità del servizio.
Le differenze di sicurezza rispetto alla PEC tradizionale
La PEC tradizionale presenta due limiti strutturali che il sistema europeo risolve.
Il primo riguarda l’identificazione del titolare della casella. Nella PEC tradizionale le procedure di verifica dell’identità possono variare a seconda del gestore e non sempre soddisfano i requisiti previsti dagli standard europei per i servizi qualificati.
Con la REM, invece, l’identificazione deve avvenire secondo procedure conformi al quadro normativo eIDAS, attraverso strumenti di identificazione elettronica riconosciuti o altre modalità equivalenti adottate dal prestatore qualificato – ad esempio SPID, Firma digitale, CIE, CNS o riconoscimento video con operatore.
In questo modo si garantisce una più forte associazione tra la casella e il suo titolare.
Il secondo limite riguarda le modalità di accesso alla casella. Nella PEC tradizionale il livello di protezione dipende generalmente dalle credenziali adottate dal gestore e dall’utente.
Nel percorso di adeguamento agli standard REM, i provider stanno introducendo meccanismi di autenticazione rafforzata, spesso basati sull’autenticazione a due fattori, con l’obiettivo di garantire un maggiore livello di sicurezza e impedire accessi non autorizzati alla casella.
Anche sul piano dell’integrità e della tracciabilità delle comunicazioni, la REM introduce requisiti più stringenti. Le evidenze elettroniche generate durante il processo di invio e consegna sono protette mediante strumenti crittografici e servizi fiduciari qualificati conformi al regolamento eIDAS, consentendo di verificare l’autenticità delle informazioni e di rilevare eventuali alterazioni successive.
Il sistema prevede inoltre la registrazione e la conservazione delle prove elettroniche necessarie a documentare l’intero processo di recapito.
Per le organizzazioni che gestiscono numerose caselle attraverso più utenti o uffici, l’adozione di procedure di autenticazione rafforzata può richiedere un adeguamento delle modalità operative e dei processi interni, aspetto da valutare nella pianificazione della transizione verso i nuovi standard europei.
PEC europea: da quando sarà obbligatoria
Il quadro normativo che renderà la PEC europea obbligatoria non ha ancora prodotto una data certa.
Ad oggi non esistono scadenze ufficiali dato che il passaggio definitivo alla REM richiede l’emanazione di un DPCM attuativo previsto dal D.L. 135/2018, ancora in corso di definizione.
Nel frattempo la PEC tradizionale rimane pienamente valida per le comunicazioni in ambito nazionale. L’adeguamento volontario è però in molti casi già disponibile: diversi gestori italiani hanno avviato procedure di adeguamento agli standard REM.
Legalmail di Tinexta Infocert: già predisposta per gli standard europei
Con oltre 3 milioni di caselle attive, Legalmail di Tinexta Infocert guida la transizione verso il nuovo standard europeo REM per garantire in futuro il valore legale delle comunicazioni in tutta Europa.
Per tutti gli utenti della piattaforma, l’adeguamento è già disponibile: l’upgrade è completamente gratuito, si esegue direttamente dalla propria casella e richiede solo l’autenticazione tramite SPID.
L’offerta di Legalmail si articola su diversi piani tariffari per rispondere sia alle esigenze individuali sia a quelle delle organizzazioni più complesse, offrendo formule scalabili in termini di spazio e funzionalità.
I vari profili includono strumenti avanzati per la sicurezza, notifiche in tempo reale e accesso facilitato da mobile, con la possibilità di integrare l’archivio di sicurezza a seconda delle necessità professionali.
Tinexta Infocert si conferma così il Qualified Trust Service Provider leader in Europa: una garanzia di conformità normativa e continuità operativa per chi affida alla PEC le proprie comunicazioni ufficiali.
FAQ – PEC europea: l’infrastruttura chiave che ridisegna la governance UE
1. Qual è la differenza tra PEC tradizionale, PEC europea e standard REM?
La PEC tradizionale è il sistema italiano che certifica l’invio e la ricezione di un messaggio. La PEC europea rappresenta l’evoluzione di questo strumento per renderlo interoperabile all’estero. Per raggiungere questo obiettivo, la PEC europea adotta la tecnologia REM (Registered Electronic Mail), ovvero lo standard tecnico definito a livello comunitario che permette a piattaforme di paesi diversi di dialogare tra loro.
2. Quali sono i nuovi requisiti di sicurezza introdotti dalla PEC europea?
Il sistema introduce due elementi di protezione assenti nella vecchia PEC. Il primo è l’identificazione certa, che associa in modo univoco e verificato la casella al suo titolare tramite strumenti come SPID, CIE o Firma Digitale. Il secondo è l’accesso protetto, che impone l’utilizzo dell’autenticazione a più fattori per l’ingresso nella casella, riducendo il rischio di intrusioni.
3. La PEC europea è già obbligatoria?
La PEC europea non è ancora obbligatoria e non esiste, attualmente, una scadenza certa, poiché si attende il completamento dell’iter dei decreti attuativi del D.L. n. 135/2018. Nel frattempo, la PEC tradizionale resta valida in Italia.
4. Quali sono i vantaggi concreti dell’adozione della PEC europea per professionisti e imprese?
Il vantaggio principale è l’efficacia transfrontaliera. Fino a oggi, una PEC inviata in Francia o in Germania non aveva alcun valore legale per gli ordinamenti locali; con il nuovo sistema, una comunicazione certificata acquisisce lo stesso valore giuridico in tutti i paesi membri dell’Unione Europea. Questo semplifica la gestione diretta di contratti, contenziosi, appalti e adempimenti amministrativi internazionali.
5. Qual è la soluzione di Tinexta Infocert per adeguarsi alla PEC europea?
Legalmail di Tinexta InfoCert è già predisposta per l’upgrade gratuito agli standard europei REM, eseguibile in pochi passaggi direttamente dalla webmail tramite autenticazione SPID. L’offerta di Legalmail si articola su diversi piani tariffari, flessibili e scalabili in base allo spazio e alle funzionalità richieste.
